会議をするときに、関係者の都合を調整するのに結構手間取ったりしません?

■空き時間なのか、予定が詰まっているのか…?


ウチの会社では、アウトルックでスケジュールの管理をしてます。
このため、いつ会議をするかは、関係者(出席予定者)のスケジュールを一覧にして、開いている時間でかつ会議場所が予約されていないを探さないといけませんが、往々にして全員が都合よく開いている時間が無かったり、あってもちょうど会議場所が空いてなかったりします。

とっとと打ち合わせをして関係者が宿題をやって結果を出したいのに、宿題の担当を決めるための会議をするためだけに1週間待ち、なんていうことも少なくありません。

どうしてもすぐにやらないといけないような場合は、一人ひとりに電話をして、「この時間予約が入っているけど、ちょっとこっちを優先してくれる?」なんて調整をするだけでも、人数が多ければ「ひと仕事」のボリュームが有ります。

さらに会議の承認にも3種類あって

 ・承認
 ・仮承認
 ・空き(承認)

という設定ができるようになっているのがアウトルック。その上、誰かから会議の要求メールがあって、「出席するかどうか未確定」なときと「その要求自体、本人が羊皮を考えていない(メールをチェックしてない)」という時は、アウトルックではいずれも「仮承認」という状態にされますので、「もしかしたら空き時間かもしれない」ような場合もあります。


■会議で次の計画を決める


ということで(相変わらず前置きが長いですね>>自分)、最近、会議の流れをいつも以下のようにしてます。

 ・オープニング
 ・打ち合わせ
 ・クロージング
 ・次回予定確認

クロージングの時間は決めてあって、1時間の会議なら終了10分前。

何かのオマケで貰ったキッチンタイマーを持って行って(いわゆるBYODですね)、会議を開始するときに終了約10分前にアラームが鳴るようにセットして会議スタートです。

会議をスタートする前には、アウトルックで全員の予定を表示しておきます。

で、タイマーが鳴ったら、議論の途中であっても

 「じゃ時間ですので続きは次回ということで、本日の結論は××と××でした。未決事項は○○ですね。宿題は××が○○さん、△△が▲▲さん。▽▽までによろしく。」
 「次回は…」

とここでさっきのアウトルックを表示して、宿題の完了予定日以降で全員の空いている時間をチェックします。
このときに、完了定日で全員の空き時間揃わなければ、もっともメンバー空き時間の多い時間をさして

 「◎◎さんと▽▽さん、この予定をずらすかキャンセルするかして、こっちを優先してもらえない?」

といっちゃいます。どうしても空けられないのなら次の候補。少なくとも、完了予定日の翌日には打ち合わせができるようにします。

全員が揃っていると、いちいち聞いて回る必要もなく、特定の人がOKでも他の人でNGの人がいて再調整なんてことをしなくて済みます。

ここで議事進行のあなたは、完了予定日の翌日中に絶対に集まるを死守しないといけません。
どうしても全員の都合がつかない時には、出席できない人に「じゃぁ議事録をあとで送りますので、それで承認してください」と強く言うことです。お前には発言権は無いぞと言わんばかりに。

当然、その人に対するケア

 ・事前に議事予定を話しに行く
 ・事後に結果を報告に行く

などは必要ですが。

■定例会化する


もし、その会議がしばらく(私は4回以上にしてます)続くのであれば、最初から定例会として時間を確保してしまうことです。
定例会と言われると、言われた側はその優先順位が上がります。「簡単に動かせない」と思うわけですね。

その結果、出席者には2択を迫ることになります。
 ・会議そのものに出ない
 ・他の会議をずらす
の2択です。そこでの結論が自分の不利になる危険があると思えば、前者(欠席する)を選択する人は少ないですよ。


■日程の調整は成果を生まない


ここで意識したいのは、

 日程の調整という仕事はない

ということです。どれだけ頑張ってやろうが、どれだけ手を抜こうが、日程調整自体はムダな作業です。
それ自体が成果を生むことはないですから。成果を生まない作業は、仕事とはいえません。単なる準備作業の1つです。

だったら、それが最も効率良くやれるように工夫したいですね。
全員が顔を合わせている時に、まとめて聞いてしまうか、決め打ちをして無理やり押し通すことがもっとも効率がいいですね。

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