会社のヒエラルキーからすると、部下というのは、現場の情報を最もたくさん持っているひとになります。
つまり、情報の中で最も大切な情報である
一次情報
があることになります。
前回の記事で、上司が欲しがっている情報は
・上司の担当境界にかかわる事項(対外的な事項)
・上司が認識している課題の進捗状況
・業務を進める上での認識している課題
・新たに発生した対応期間の割と長い業務
だと書きました。
本日はこれらの情報はどんなものかについて詳細を書いておきたいと思います。
■上司が欲しがっている情報の説明
上述の情報の中で、とくに報告として意識するべき重要なものは、上2つの「対外的な事項」と「課題の進捗状況」です。◆上司の担当境界にかかわる事項(対外的な事項)
上司としては自分の責任分野にの境界線にある課題や業務について、他の同僚や上司からいろいろ指摘や質問を受けます。この時に、その最新情報を知らないというのは恥でしかありません。なので、この情報というのは上司にとっては貴重なんですよ。
「境界線にある課題や業務」というのは、単純に言えば、他の部門などに出すべき結果、他の部門から依頼される業務の２つです。つまり、境界線をまたいで動くものは、上司にとっては重要ということですね。
よく勘違いしている部下がいますが、部下は自分の担当かそうでないか(つまり自分の境界線)で報告しようとしますが、上司は自分の部下同士の課題のやりとりには大して興味がありません。「××さんから○○資料の作成を依頼されました」なんていう報告は、2人共が自分の部下であれば、「そんなもん、良きに計らっとけよ」程度にしか思ってません。
「上司の視点を持ちなさい」といわれますが、こういうところも、上司の視点のひとつです。
◆上司が認識している課題の進捗状況
自分(上司)が部下に対して、「やりなさい」と言ったことを部下がちゃんとやっているかどうかを知りたがっています。主に報告するべきなのは、進捗が遅れているものなのですが、順調に進んでいるものも、ひとこと「順調です」とだけでも報告すれば、「忘れてませんよ」というサインになり、上司としては安心できます。
◆業務を進める上での認識している課題
これは、上司が統括する組織の業務プロセスであったり、風土であったりするものの課題です。たとえば、「○○さんの残業時間が非常に多く、業務が偏っているみたい」とか「××さんが個人的な悩みを抱えているみたい」といったお話です。
マメな上司なら、すべての部下と何らかの接触(話しかけること)を持つようにしていると思いますが、実際上司も自分の仕事を抱えており、メンバーとの会話の機会は意識的に作らないと持てなかったり、それぞれの部下に対する密度に差が出たりします。個人的な好き嫌いの感情もあります。
しかし、組織の管理を任されている以上、組織の状況としてのメンバーの体調や不満などを把握していないといけないのも事実なので、こういう情報は非常にありがたい情報になります。
ただ下手をすると、同僚から「あいつは上司にコビを売って、チクリをしている」みたいに思われると自分のグループ内での立場を悪くする可能性もあるので、情報の出し方には注意が必要です。
さらに、上司から見るとこういう情報を上げてくる部下を「鬱陶しやつ」と思う場合があります(これは人によりその強弱はありますが、全く思わない人は多分いない)。
なぜかというと、こういう問題は簡単に解決するのが難しいので、「課題です」と言われても答えられない場合が少なくないからです。
たとえば、「この職場で提案件数が少ないのは、積極的に問題に取り組もうという姿勢がないのでは？」などという風土に関する問題です。そういうのって「どうしましょう？」と言われても困るんですよ。
上司としてのプライドもありますので、「わからん」とはいえないですし、だからと言って「よし、おれが何とかしてやる」とも言いにくい。
少なくとも、それを常に考え続けるのは「上司の仕事のうち」だとは思っていますが、やっぱり「勝手に自分(上司)の都合よく進んでくれる」組織のほうが面倒がなくていいというのは上司としての偽らざる感想。
現実にはそんなことはありえませんが…。
ということで、この種の報告は、なるべく「さらっと」匂わせる程度にしておくのが吉かもしれません。
少なくとも、上司の顔色を見ながら、少しづつ話をするのが安全策でしょう。
◆新たに発生した対応期間の割と長い業務
上司としては現実問題としてできているかどうかは別として、部下の工数管理をしています。このために、新たに工数の取られるような業務が発生した場合、上司に報告しておくのが望ましいです。
とくに、それが対外的な問題を引き起こす可能性がある(可能性がないものは殆ど無いと思いますが)場合、問題になってから「実はこういうことをやってまして、それが問題になりました」などと報告すれば、問題自体ではなく、やっていた事自体を叱責されるリスクがありますので、事前に「やりますよ」という報告と、「やってよし」という承認をもらっておくに越したことはありません。
■普段持ち歩くメモ帳に報告べきイベントを書いておく
前回の記事で「上司に報告すべきことリストを作っておく」ということを書きましたが、これはメモ帳のすぐに開ける所(私は最後のページにしてます)に、なにか気がつくたびにキーワードを書き込んでます。すぐに上司と話す機会があるわけでもないので、キーワードだけ書いておいてあとはその機会が来るまで基本的には放置してます。
ウチの会社では、週報を書くルールがあるので、この週報に書くネタにしたりしてますが、多くは上司とちょっと行く方向がおなじになった時やエレベーターで出会った時などに、「実は×××が…」みたいな話をするネタ振りに使ってます。もし上司が「それって…」と食いついてくれば、より細かな話をしますが、おおくは「ふんふん。なるほど」と言われて、エレベーターは目的地に到着、くらいです。
それでも、上司は口頭で部下から課題を聞けたということで「あいつはこまめに報告をしてくれる」という感想を持ってくれているようです。
これがリストがないと、その時に気になっていること(多くはこれから行く会議の議題)を話してしまうので、上司にとってはどうでもいいことが多くなります。そうすると、「いちいち、そんな細かいこと言わなくていい」みたいな感想をもらってしまう危険があります。
計画的に上司には報告をしたいですね。
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