ちょっと今週の計画と今日までの実績を振り返ってみてください。

名前はいろいろかも知れませんが、

 仕事の改善をする時間

はあったでしょうか?

いろいろな時間術や仕事術に関する本を読みましたが、これについて書いてあった本は、実は1冊しか知りません(単に私が読み落としただけなのかもしれませんが)。

この本です。

 こばやしただあき
 仕事のムダを削る技術


☆――――――――――――――――――――――――――
「改善」のための時間もスケジュールに組み込んでおく

仕組みの改善に終わりはありません。だから、新しいやり方で仕事がうまく回るようになったら、さらに良くできることがないか、定期的に点検してみる必要があります。
――――――――――――――――――――――――――☆


つまり本書では、

 仕事のやり方を工夫する時間を必ず取る

ということを奨めています。

ポイントは「仕事の改善をする時間」をスケジュールすること。
その時間になったら、

 「今までの仕事のやり方で改善できることはないだろうか?」
 「もっと効率良くやれるアイディアはないだろうか?」

という点に絞って過去の仕事のやり方を振り返ってみる事です。


この本を読んでから、私は毎日定時直前の10分だけ、「改善を考える時間」に割り当てて定期スケジュールにしています。その後日次レビューをして1日が終わります。

■改善の時間

通常仕事(タスク)をしている時間は、そのタスクの結果を出すのが目的なので、「あ〜、このやり方面倒くさいな」と思っても、直ぐに改善できるわけではありません。改善方法を考えていると、タスクをやる時間がなくなってしまうからです。

また、日次レビューや週次レビューの時間は当然タスクが完了したか、他にやるべきタスクがないか、次のタスクは何か、ということが主題なので、同じくそのやり方をもっと効率良くするということは、その時思いつけば何かにメモはしますが、

 他に良いやり方はないか

までは考えないです。恐らくそう言う方が多いのではないでしょうか。

逆にこの改善の時間は、

 今日、このタスクをやるのに40分かかったよな〜
 もっと短時間にやる方法はないものだろうか?

とか

 明日のこのタスク、予定時間の半分でおわらせられないかな?

みたいな、仕事時間や進め方について考えます。
そこで思いついたものは、新しくタスクを起こします。

 ××を自動化するツールを作る
 ○○のタスクの成果物はもっと簡単でもいいように交渉する

などです。
タスクの計画や実行は、日次レビューにお任せ。

■振返りのポイント

ようは、日次レビューでは成果に焦点を当ててレビューをしますが、「改善の時間」はプロセスに焦点を当てて考える時間にすることです。

私の一連の記事(ブログにアップしたものも含めると300件になりました)はこの時間に捻出されたものが多いです。

もちろん、長続きしなかったものも相当ありますが。
なにしろ、ブレスト的に思いつたことをどんどんやってみて、どんどん諦めてますので。

■ヒント

もし「このやり方はいいな」と思われたらぜひ1週間やってみてください。

一つだけ、この時間を確保するタイミングについて、ヒントを。

選択肢は
 ・タスクが終わった直後にやる
 ・毎日の最後にやる
 ・毎週の最後にやる
くらいかと思います。

タスクのプロセスがはっきり記憶に残っているのは、「タスクが終わった直後」だと思うのですが、私の場合、タスクが終了したときには、「あ〜、終わった終わった」と言いながら、次の仕事を考え始めるので、「やること自体を忘れちゃう」という問題があって… (^^;;

さらに週次レビューでやろうとして挫折しました。

 タスクをやった記録は残っているけど、どうやってやったか(プロセス)を覚えていない

ので改善案を考えようがなかったからです。

それで日次レビューの前にやるようにしました。
スケジューラの計画に入れて、「改善の時間だよ」とアラームが鳴るようにしました。これで忘れずにやれています。

いつやるのがいいかについては、人それぞれだと思いますので、いろんなパターンを試してみてください。

■参考図書


◇Amazonリンク

仕事のムダを削る技術 (ソフトバンク新書)


◇楽天リンク
仕事のムダを削る技術

仕事のムダを削る技術
著者:こばやしただあき
価格:767円(税込、送料込)
楽天ブックスで詳細を見る



◆このテーマのおすすめ図書


オフィスの業務改善がすぐできる本

トヨタ公式ダンドリの教科書

ワンランク上の問題解決の技術《実践編》視点を変える「ファンクショナル・アプローチ」のすすめ

現場で使える問題解決・業務改善の基本

仕事の「伝わらない」を100%改善する伝える力の超教科書

研修では教えてくれない!医師のためのノンテク仕事術〜人を動かす、組織を動かす!…

■同じテーマの記事

業界の専門家に見えるようにする

業界人に見えないように頭をリフレッシュして生きる業界人に見えない人の特徴は、まだ入社間もないか、相当仕事ができる人のはずだ。業界の枠に閉じこもっていないという点で共通している。私のコンサル時代にもこれはそのまま当てはまり、飛び抜けて優秀なコンサルタントは決まってコンサルタントらしくなかったものだ。絶対に利口ぶらないし、プライベートでは理屈っぽくないし、自分からわざわざ経歴をひけら..

それでも紙のノートは手放せない―オススメのノート5選

いろいろデジタル化してきて、随分出番が減ってしまいましたが、それでもやっぱり紙のノートはなくなりません。あの使い心地やぱっと出して必要な事項を詰め込めるスピード感はまだまだ PC やスマホでは実現できません。私の普段使いノートは マイノートの作成 でご紹介した百均のキャンパスノートを加工したものですが、他の会社の人との打ち合わせなど公式の場に持っていくのは、モレスキンだったりします。ほかにかなりもいろいろ試しました。その中から、「最強のノート」だと思うノートをご紹介し..

ウインドウを閉じる操作を素早くする

Windows でウインドウを閉じるときに、右上の×ボタンを押して閉じてますか?まぁ、その直前にマウスを操作していたのであれば、ついでにマウスでこの×ボタンをクリック、というのも理にかなってますが、キーボード操作のほうが実は素早くできます。たぶん、多くの人がこのキーの存在は知っているでしょう。ALT+F4※ALT キーを押しながら W キーを押すこれを押すと現在アクティブなウインドウを閉じてくれます。もちろん、編集中のファイルはちゃんと保存してから。※過去にひとつ..

記憶術:ガムを噛むと記憶力がよくなる

個人的な趣味ですが、けっこう歯ごたえのある食べ物が好きです。まぁ、だれかに言われたからそうしているわけではなくて、単に好きというだけですが、スルメやタコ、ジャーキー、かんぴょう、レンコン、餅といったもの。そのおかげでなのか知らないですが、過去歯医者にかかったのは中学生のときに一度あっただけで、それ以外はまったくなし。歯だけは健康優良児です。この「物をよく噛む」という習慣は、歯にいいだけではなく、記憶力にも影響しているというのが、..

ワンタッチでスクリーンショットを取る方法

私のブログでは面倒なのでほとんど画像を使ってませんが、プレゼン資料やアプリの取扱説明書を作るときに必須なのがスクリーンショット。スクリーンショットが取りたいときに、スクリーンショットを取るアプリを使って見える方も少なくないかと。でも、これ Windows の標準機能だけでできるんですよね。専用アプリを使ったときみたいに多彩に、という訳にはいきませんが。PrintScreenキーボードをちょっと見てください。殆ど使わないキーが幾つかありますよね。そのひとつが Prin..

バッグインバッグを利用する

通勤にはリュックサックを利用してます。そのほうが両手があいて便利なのと、前に抱えるとそのまま肘掛けにできるので、電車の中で立って本を読むのに便利なんですよ。ただ、出張時や別会社へ行く時などはスーツにリュックサックというのも変なので、ビジネスバッグやスーツケースを利用してます。荷物の詰替えしかし、バッグを変えると、普段使っているものを入れ忘れたり、前日に詰め替えが必要になって意外と面倒です。そこで、重要なものや普段使うものは、バ..

プレゼンの原稿は作っても読んではいけない

会社でよくプレゼンをする機会があります。ウチワのプレゼンなら原稿は用意せずに PowerPoint の資料だけ用意して、そこに書いてあるキーワードや図の説明をしながらプレゼンをします。ちょっと大きなプレゼンだと、事前に原稿をつくり、原稿を読みながら練習をします。が、本番のときには原稿は持っていかないことにしています。プレゼンで原稿を読んではいけない原稿の丸読みは相手にとって退屈なだけ..

全体最適トラップを避ける方法

「全体最適」かっこいい言葉ですよね。かつてはこんな言葉なかったのですが、これが使われ始めたのはどの辺だったのでしょうか。「全体最適」は攻撃の言葉この言葉は何かの交渉をして相手から譲歩を引き出そうとするときに使う言葉です。実は多くの人が内心はわかってます。ただし、それを公に言うと「あいつは…」とか言われてしまうので言わないだけです。たとえば上司から「課長、来月1か月間だけでいいからさ、おたくの営業第1課から、営業第2課の方に、業務応援として人を3人出せないかな?..

リンクリストを活用する

私は「リスト」をいろいろ作ります。リストのいいところは、なんでもかんでも一覧で見えてしまうこと。たとえば、何か買い物に行くのであれば、メモ帳に「買うものリスト」を作ってますし、OneDriveには「ほしいものリスト」、Outlookには、「タスクリスト」や「ToDoリスト」「やらないことリスト」などなど。本日はこのリストの中でちょっと変わり種。リンクリストのご紹介リンクリストリンクリストは、単体でリストとして存在しているわけで..

マルチPC環境はVNCとTeamViewer

過去記事で何度か書いてますが、私は自宅で4台、会社で3台のPCで運用してます。まあ、それぞれに役割はあるのですが、基本メインマシンは自宅用1台、会社用1台。あとは、バックアップマシンだったり、一定時間ごとに何かの処理をするか、ネット上のファイルをやり取りするためのマシンです。ただ、この状況で全部にモニタを付けるわけにも行きません。そんなに机は広くないですし、モニタの電源も必要になりますので。そうなると、モニタを繋がずに、その PC が操作できないと困るわけですが、そこ..

マウスに触らずに右クリックする方法

マウスの右クリックって、意外とよく使います。左クリックは、それを選択したり、それにむつ美付けられているアクションをするのですが、あるひとつの動作しかできません。これに対して右クリックは基本的に、その対象に対してできる操作を全てリストにして表示してくれるので、普段と違うことをしようとするとどうしても右クリックを多用することになります。マウスに触るな過去記事でも何度か書いてますが、私はマウス操作が嫌いです。理由は、キーボードに手をおいた状態でマウスを持とうとすると当然キ..